С чего начать увеличивать эффективность на рабочем месте

Кажется, будто оптимизация бизнес-процессов — сложная область и удел специалистов. На глобальном уровне это так. Но есть местечковый уровень, который специалисты как раз игнорируют, а вот сами сотрудники могли бы повлиять. И это не сложно.

Достаточно, чтобы каждый взял на себя ответственность за своё собственное поле деятельности и задал себе несколько простых вопросов. Этим он облегчит жизнь и себе и своей компании.

1. Первый вопрос — «могу ли я этого не делать»?

Внутри компаний постоянно появляются новые процессы, так как меняются внутренние и внешние условия, возникают новые задачи. А старые не пересматривают, сначала потому что это не срочно, потом некогда, а потом уже и не вспоминают.

Выполняемая работа может оказаться:

  • Совсем не нужной. Требовался отчёт, а теперь его заменяет другой (возможно из другого источника, о котором вы даже не знаете). Поинтересуйтесь у своего заказчика, заглядывает ли он в вашу работу.
  • Лишним звеном.

Например, раньше было так: 

  и было логично, вы выполняли диспетчерскую функцию

А теперь стало так:

 а промежуточный результат, по сути, никому не нужен.

 

Нужно просто свести эти звенья вместе: 

  • Иметь не такие строгие требования, как кажется (или как было раньше). А значит, можно выкинуть часть работы.
  • Дублироваться кем-то ещё.

2. Второй вопрос — «нет ли уже инструмента, который выполнит процедуру, или хотя бы её часть за меня»?

Вопрос кажется очевидным, но нередки случаи, когда оказывается, что в новой версии системы управления проектами реализован отчет, который сотрудник продолжает готовить сам. Или оказывается, что вопрос может решить сводная (pivot) таблица в Excel, о которой сотрудник просто не знает.

Тут можно обратиться к более продвинутым в вашей системе товарищам, или даже к разработчикам. Хотя и банальный поисковик тоже может помочь. Возможно даже наткнётесь на что-то совсем новое.

 3. «Можно ли это автоматизировать»?

Если вы не программист, вряд ли вы правильно ответите. Так бывало, что человек заявлял, что его задача не может быть автоматизирована в принципе, а оказывалось, что там для меня всего несколько часов работы и я помогал just for fun. А бывало и наоборот, когда просили «просто небольшую удобную штучку», которая на поверку оказывалась хитроумным хранилищем и обработчиком информации.

Так что, не полагайтесь на своё мнение и спросите у знакомого разработчика. Быть может повезёт и ваша проблема решается за один вечер.

4. «Не может ли кто-то выполнять это лучше меня»? Например, владеет более полной информацией, или компетентнее в вопросе.

Речь не о соседе по столу, а человеке из другого отдела, например. Найти не всегда просто, но если вы зададитесь вопросом, кто бы мог, наверняка в голову придёт пара идей.

Это уже опасная область. Перекладывание ответственности друг на друга — проблема, в которую скатываются почти все корпорации. Поэтому лучше устроить взаимовыгодный обмен. Ведь если они делают смежную с вами работу, значит наверняка и у вас есть какие-то компетенции, которые помогли бы им.

 

Важно применять эти вопросы строго по очереди и не переходить к следующему, не ответив как следует на предыдущий. Зачем автоматизировать то, что можно не делать совсем? Или напрягать коллегу, если можно справиться, узнав, наконец, как пользоваться этим загадочным ВПР().

Думаю, Америку я никому не открыл, но попробуйте просто задать себе эти вопросы. Ведь вся соль в том, что повторяя одно и то же каждый день, люди их себе не задают. Начните с самой большой и болезненной процедуры. Потом ко второй, третьей и глядишь, уже через месяц нагрузки на вас станет в два раза меньше.

08.12.2013

Юрий Ковалев, главный направляющий Mensian

С чего начать увеличивать эффективность на рабочем месте